Obținerea unui randament digital ridicat este esențială pentru succesul oricărei afaceri în era digitală. O implementare de sistem pentru gestiunea operatiunilor, proiectelor si administrarii de resurse umane este o buna oportunitate de a pune la punct procesele de Managementul Cunoasterii cat si de Guvernanta & Managementul Datelor. Pentru ariile comercial, operational, HR acestea asigura organizarea, structura si buna functionare a afacerii intr-un mod controlat, eficient si profitabil. Aceleasi procese reprezinta si asigurarea obtinerii rezultatelor in urma investitiei in instrumente digitale de gestiunea muncii

Randament digital crescut. Cum ?

In recentele implementari la firme de servicii profesionale, consultanta si outsourcing am primit intrebarea urmatoare:

“Am implementat o aplicatie foarte buna care acopera pe deplin aspectele comerciale si gestiunea operatiunilor. Cum putem sa face asa incat toate functionalitatile aplicatiei sa fie folosite in intregime de catre colegii nostri?”

E o intrebare foarte buna. Ea se refera la randamentul investitiei in instrumentul digital de gestiune a muncii si atingerea beneficiilor urmarite la momentul deciziei de investitie.

Raspunsurile nu sunt insa in platforma software. Acestea sunt de fapt aspecte de management si procese – in principal de managementul cunoasterii (knowledge management) in interiorul companiei.

Managementul Cunoasterii

Cunoasterea este de tip explicit si de tip implicit.

Toti colegii nostri – intr-o firma de consultanta – au o intelegere proprie a proceselor in care isi desfasoara activitatea. Aceasta este cunoastrea implicita.

Marea majoritate isi pot realiza cu succes sarcinile in mod independent. Ocazional necesita asistenta de la un coleg mai experimentat sau expert.

O parte din colegi realizeaza sarcinile in mod autonom, fara sprijin extern. Sunt chiar recunoscuti ca fiind persoanele carora colegii le pun intrebarile mai dificile cand situatiile o cer.

O parte mai mica din colegi pot oferi ghidaj, depaneaza situatii si raspund intrebarilor de nivel expert pentru ariile lor.

Cunoasterea colegilor experti este cea mai valoroasa pentru companie. Aceea trebuie transformata in cunoastere explicita, in documente descriptive, lectii invatate, perspective intime asupra subiectelor (insights).

Cunoștințe explicite pentru un randament digital maximal

Transformarea cunoștințelor implicite în cunoștințe explicite este esențială pentru un randament digital maximal al investițiilor

Un sistem de management al cunoasterii incepe cu explicitarea informatiilor despre procesele comerciale si operationale. Colegii experti nu vor putea insa expune tot sau orice in forma scrisa. Marea majoritate a situatiilor vor fi acoperite de cunoasterea explicita cuprinsa in documente. Un rest de situatii se vor rezolva in interactiuni cu acesti colegi experti. Ei vor face apel la experienta lor pentru a ghida colegii spre o solutie.

Dincolo de documentatie este nevoie de o serie de procese:

• Un proces prin care sa se asigure ca toti colegii parcurg documentatia si isi insusesc cele necesare pentru a opera in mod obisnuit in mod autonom
• Un proces prin care documentatia este revizuita periodic pentru relevanta si actualizari cu cazuistica noua
• In procesul de gestiune a capacitatii, resursele expert trebuie planificate asa incat sa aiba timp alocat pentru a raspunde solicitarilor de asistenta si ghidaj ale colegilor

Documentarea riguroasă și expertiza colegilor pot contribui semnificativ la un randament digital crescut.

Managementul si Guvernanta Datelor

Toate acestea constituie un cadru operational de disemninare a cunostintelor explicitate si actualizare continua a lor, pentru pastrarea relevantei.

Chiar si in aceste condtii pot exista imperfectiuni in operatiuni care sa duca la diverse diferente intre rezultate si asteptari. Pot aparea din cauze precum abordari nestandardizate sau/si erori in date.

De aceea, este necesara si o urmarire regulata a unei serii de rezultate relevante pentru activitati.

Pentru urmarirea unor astfel de rezultate se poate aplica o abordare de tip Managementul si Guvernanta Datelor, numindu-se o serie de responsabili pentru calitatea datelor. Desemnarea responsabililor pentru calitatea datelor și monitorizarea constantă a performanței conduce la un randament digital sporit semnificativ.

Pentru zona comerciala, unele date relevante pot fi :

• datele de clienti sunt complete si corecte,
• contractele implementeaza modele de tarifare care pot fi gestionate si facturate in sistem,
• facturile sunt corecte si complete etc.

Exemplu Calitatea Datelor

Spre exemplificare, o abordare ar putea fi, ca departamentul Marketing sa fie desemnat responsabil de datele clientilor. Astfel, acesta se va asigura prin proceduri operationale ca datele necesare se introduc in sisteme. Prin tehnici specifice ar trebui sa poata urmari ca datele nu lipsesc si sunt corecte.

Exista cazuri in care se pot detecta diferente fata de rezultatele urmarite. Astfel de cazuri ar putea fi: adresele de email de facturare lipsesc, adresele de e-mail ale persoanelor de contact nu sunt scrise corect sau nu pot fi folosite pentru campanii sau comunicari in scop de marketing etc. In aceste cazuri, departamentul Marketing se va asigura de operarea corectiilor  in sisteme. Operarea va fi realizata de catre departamentele abilitate sa realizeze operatii asupra datelor respective, sau/si prin solutii centralizate de corectie, la solicitarea departamentului Marketing.

Cand este momentul sa realizam toate aceste procese ? Si sa ne asiguram de un randament digital ridicat ?

Pentru orice afacere procesele de Managementul Cunoasterii sau Guvernanta Datelor sunt importante. Implementarea lor in mod explicit necesita atentia managementului si alocarea de resurse de timp, in proportii diferite, din partea tuturor colegilor. Adesea acest tip de activitati, cu orientare interna, pierd in prioritate in fata operatiunile curente si care pot implica clientii. Asadar, oricand e posibil este momentul potrivit ca aceste procese sa fie realizate !

Cu atat mai mult, la momentul unei implementari de sistem pentru gestiunea operatiunilor, proiectelor si administrarii de resurse umane. Aceasta reprezinta o oportunitate de a construi toate aceste procese de Managementul Cunoasterii proceselor commerciale, operationale sau HR cat si cele de Guvernanta si Managementul Datelor.

Articol aparut si pe HR Partener (HR Club) , Cum ma asigur de randamentul investitiilor digitale ?