In acest articol explorăm provocările și strategiile eficiente in controlul schimbarilor în proiecte cu termene limită impuse de reglementări. Acoperim o gamă largă de subiecte, de la impactul nerespectării termenelor la metodologii de planificare adaptivă și studii de caz din domenii precum cel bancar și transportul aerian
1. Reglementările si consecințele nerespectării lor
Unele industrii au reglementare specifica. Spre exemplu in domeniul bancar cerințele de raportare BNR după o anumita metodologie de calcul si pana la anumite termene pot avea impact direct in costurile băncilor, daca nu respecta reglementările referitoare la capital si lichiditate (Basel).
In transportul aerian internațional de pasageri sunt cerințe drastice de raportare a datelor pasagerilor înainte de sosirea in tarile destinație pentru aspecte de securitate sau sănătate (prevenția si controlul bolilor).
Alte reglementari afectează deopotrivă toate industriile, spre exemplu implementarea e-factura.
Nerespectarea termenelor poate duce la amenzi sau alte sancțiuni financiare din partea reglementatorilor. Relațiile cu autoritățile de reglementare pot fi deteriorate. Eșecul de a respecta reglementările poate afecta negativ percepția stakeholderilor externi și interni conducând la afectarea reputației. Întârzierile mai pot însemna si pierderea unor oportunități strategice, cum ar fi lansarea unui produs inovator într-un moment optimal pe piață.
2. Nevoia pentru Controlul Schimbarilor in proiectele cu termen impus de reglementari
In alte proiecte era poate posibila menținerea cuprinderii si consumului resursele in anumite limite cu prețul unei perioade mai mari de implementare. In condițiile proiectelor cu termen impus, perimetrul proiectului cat si bugetul de resurse sunt adesea suspuse unor presiuni extreme. Adăugând si criticitatea consecințelor nerespectării termenului fix, se poate concluziona ca gestionarea schimbărilor în cadrul proiectelor cu termen impus de un reglementator este o provocare colosala pentru managerii de proiect.
Schimbările de reglementari aduc in mod inerent elemente de noutate la nivelul celor ce definesc cerințele, care se pot concretiza in cerințe insuficient specificate. Stakeholderii pot forța uneori perimetrul proiectului pentru a adresa aspecte conexe. Condiții neașteptate din contextul proiectului (de exemplu, limitări ale infrastructurii) pot declanșa modificări ale cuprinderii proiectului. Din punct de vedere extern, însuși reglementatorul isi poate evolua înțelegerea reglementarii pe parcursul implementării ei si poate face reveniri cu detalii si modificări sau aduce chiar schimbări semnificative.
3. Eficienta in Controlul Schimbarilor pentru a Respecta Termenele Fixe Reglementate
În contextul complex descris anterior, schimbările sunt adesea inevitabile. Am grupat in 4 arii recomandările pentru a gestiona eficient aceste schimbări.
3.1 Organizare Adaptiva a Planificarii Proiectului
Se începe cu structurarea proiectului în module sau componente, care pot fi adaptate sau reconfigurate independent, crescând flexibilitatea abordării proiectului.
Se continua cu o planificare detaliată și realistă, care include buffer-e de timp pentru schimbări neprevăzute.
În locul unei abordări rigide, e recomandata crearea unui cadru de lucru care să permită ajustări rapide a planificării în funcție de schimbările care apar.
3.2 Urmărire progres si decizie rapida
Utilizarea de iterații scurte pentru a evalua progresul și a face ajustări frecvente.
Aceasta permite identificarea rapida a deviațiilor de la planificare si realocarea sarcinilor sau resurselor. Permite si echipelor să răspundă rapid la schimbări fără a compromite termenul sau celelalte obiective de proiect.
Facilitează activarea planurilor de rezervă pentru a răspunde prompt în cazul materializării riscurilor.
3.3 Controlul schimbarilor
Se stabilește fără echivoc care sunt elementele critice ale proiectului și care pot fi ajustate sau eliminate dacă este necesar.
In acelasi timp, se agreează un proces clar de aprobare a schimbărilor pentru a menține controlul asupra deciziilor.
Permanent se asigura că toți stakeholderii sunt la curent cu posibilele schimbări și impactul acestora.
3.4 Comunicare și Colaborare pentru Controlul schimbarilor
E obligatoriu sa fie menținute deschise canalele de comunicare cu toți stakeholderii. Acest lucru permite o mai bună înțelegere a impactului schimbărilor și facilitează colaborarea pentru găsirea celor mai bune soluții.
Se lucrează îndeaproape cu furnizorii in parteneriat strâns, pentru a asigura că sunt continuu aliniați la planificarea adaptiva a proiectului.
3.5 Beneficii
Prin implementarea acestor practici, managerii de proiect se pot asigura că proiectele lor rămân pe cursul corect chiar și în fața schimbărilor neașteptate, respectând astfel termenele fixe impuse de reglementări (termen fix reglementat), fără a sacrifica calitatea sau alte obiective ale proiectelor.
Această abordare necesită o mentalitate deschisă, gata să accepte schimbarea ca parte integrantă a procesului de management al proiectelor.
4. Studiu de caz – domeniu bancar
O metoda tipica pentru planificarea proiectelor cu termen impus o constituie metoda lanțului critic (critical chain, diferit de critical path)
Am aplicat aceasta metoda intr-un proiect bancar de raportare Basel 2 Risk Wighted Assets cu termen impus de reglementatori naționali si internaționali.
Acest proiect a constat in implementarea sistemului central de data warehouse al băncii, alimentarea modelului central cu date din toate sistemele sursa relevante si calcularea riscului ponderat al activelor bancare intr-un model de date dedicat.
Am preluat proiectul intr-un moment ce necesita un “turn around” pentru a reuși livrarea la termenul impus. Unul din elementele cheie l-a reprezentat adoptarea metodei lanțului critic.
Utilizarea practica a metodei a constat in estimarea tuturor activităților cu durata de cel puțin 5 zile si obținerea de valori minimale si maximale ale acestor durate.
Planificarea activităților s-a realizat pe durata medie a fiecărei activități.
Din diferențele dintre valorile maximale si medii ale duratelor activităților s-a constitut un buffer/tampon global la nivelul proiectului. Acesta a fost plasat pe lanțul critic al activităților, intre ultima de zi planificata a proiectului si termenul reglementatorului. Rolul tamponului a fost de a proteja termenul impus.
Drepr rezultat, a reieșit o planificare pe 6 luni cu un buffer/tampon de aproximativ 20 de zile lucrătoare.
Monitorizarea săptămânala a proiectului lua in vedere si eventuala actualizare a consumului din buffer, respectiv durata in zile ramase a tamponului.
Aceasta a constituit si o scurtătura de diagnosticare a progresului proiectului. Respectiv proporția neconsumata din buffer/tampon fata de proporția de timp rămasa pana la termenul impus.
Detalierea metodei „the critical chain method” poate fi gasita in “The definitive guide to project management. The fast track to getting thejob done on time and on budget”, Nokes, Kelly, FT Prentice Hall, 2003.
5. Studiu de caz – transport aerian
In contextul înăspririi amenzilor aplicate de autorități pentru nerespectarea obligațiilor de raportare cu precizie 100% a pasagerilor transportați cu aeronavele unei companii de transport aerian, a fost demarat un proiect de trecere la conexiuni online cu solutii software de management al îmbarcărilor (Departure Control Systems) si de comunicații proprii, implementate peste infrastructura operatorilor aeroporturilor internaționale din 80 de orașe din lume.
Datorita numărului mare de aeroporturi, infrastructurii eterogene cat si necesitații de testare individuala in fiecare aeroport, nu era fezabila implementarea intr-un termen foarte scurt.
Planul de rezervă activat pentru a răspunde la inevitabila materializare a riscurilor:
- ajustări temporare ale operațiunilor la sol pentru a nu permite modificări de ultim moment a listelor de pasageri îmbarcați
- comunicare săptămânala in mod transparent a situației proiectului către autorități. Pentru a arata buna credința a operatorului de transport aerian si primi clementa in ce privește emiterea unor noi amenzi
6. Concluzii
Proiectele cu termene limită impuse de reglementări pot fi dificile din cauza schimbărilor frecvente și a presiunii respectării termenelor stricte.
Pentru a gestiona eficient aceste proiecte, se recomandă:
- Planificare adaptabilă: împărțirea proiectului în module, crearea unui plan detaliat și realist cu marje de timp pentru schimbări neprevăzute și flexibilitate în ajustarea planului pe parcurs.
- Monitorizarea progresului și luarea rapidă a deciziilor: utilizarea unor iterații scurte pentru a evalua progresul, a redistribui resursele și a activa planuri de rezervă în caz de nevoie.
- Controlul schimbarilor: definirea elementelor cheie ale proiectului, stabilirea unui proces clar de aprobare a modificărilor și menținerea tuturor părților interesate la curent cu eventualele schimbări.
- Comunicare deschisă și colaborare: menținerea unor canale deschise de comunicare cu toți stakeholderii, colaborarea strânsă cu furnizorii și promovarea unui mediu de lucru bazat pe colaborare.
Pentru a ilustra utilizarea practica, sunt descrise studii de caz din domeniul bancar și aeronautic. Acestea exemplifică modul în care strategiile recomandate ajută managerii de proiect să respecte termenele limită în ciuda provocărilor.
***
Acest articol a fost publicat si pe site-ul PMI Romania, Gestiunea schimbărilor în proiectele cu termen impus de reglementator
I turn what I go through into experience I can use.
I turn these experiences into wisdom, a kind of learned understanding.
This wisdom helps me make better choices.
Sharing this wisdom helps others navigate their own experiences, and by teaching them, I solidify my own knowledge even further.
It’s a continuous loop of growth.